Aby wprowadzić nowy kontakt wybierz z menu Kontakty polecenie Nowy.
Okno Nowy kontakt umożliwia wprowadzenie danych adresowych oraz szeregu innych informacji związanych z kontaktem np. e-mail, Numer dowodu tożsamości, Numeru katalogowego, itp.
Program sprawdza poprawność danych typu numer PESEL, NIP, itp.
Dane kontaktu należy wypełniać możliwie szczegółowo, umożliwi to w przyszłości wykorzystanie bazy adresowej do innych celów np. telemarketingowych.
Uwaga!!
- Aby kontakt został zachowany w bazie danych kontaktów musi zostać wypełnione conajmniej podstawowe dane personalne kontaktu np. Nazwisko, Imię lub Nazwę instytucji.
Dodawanie, usuwanie oraz modyfikacja telefonów kontaktowych
Aby dodać nowy telefon kontaktowy, należy:
- Przejść na zakładkę Telefony i uwagi.
- Kliknąć Dodaj.
- W polu Kategoria można wybrać lub wpisać własny charakter telefonu np. domowy, fax., komórka lub jeżeli nie ma żądanej wartości należy ją wpisać np. do siostry.
- W następnych polach należy wpisać numeru telefonu rozpoczynając od numeru dostępowego sieci komórkowej np. 501 lub numeru kierunkowego miejscowości np. 22
- Wpisać właściwy numer telefonu. Istnieje również możliwość wpisania numeru wewnętrznego w ostatnim polu.
- Kliknąć przycisk Zapisz aby zachować lub Anuluj aby zrezygnować z wprowadzania numeru telefonu.
Aby zmienić lub poprawić istniejący telefon kontaktowy, należy:
- Przejść na zakładkę Telefony i uwagi oraz wybrać z listy Telefony numer, który chcemy zmodyfikować oraz kliknąć Zmień.
- Kliknąć przycisk Zapisz aby zachować lub Anuluj aby zrezygnować z wprowadzania numeru telefonu.
Aby usunąć istniejący telefon kontaktowy, należy:
- Przejść na zakładkę Telefony i uwagi oraz wybrać z listy Telefony numer, który chcemy zmodyfikować oraz kliknąć Usuń.
Wprowadzanie dodatkowych informacji o kontakcie
Z dodatkowych informacji o kontakcie można jeszcze wybrać np.:
- Agenta prowadzącego kontakt:
Przechodząc na zakładkę Dodatkowe informacje oraz kliknąć Wybierz agenta oraz w oknie Wybierz agenta prowadzącego agenta możemy wybrać:
- klikając Szukaj klienta aby znaleźć go w bazie danych agentów,
- klikając Wybierz z listy aby wybrać go z listy wszystkich agentów,
- wybierając z listy agentów których dane wyświetlone są na którejkolwiek z zakładek programu, - Sposób zgłoszenia klienta:
Przechodząc na zakładkę Dodatkowe informacje oraz kliknąć Wybierz agenta oraz w polu Sposób zgłoszenia wybrać np. telefonicznie, prasa, stały klient, itp.
- Status klienta:
Przechodząc na zakładkę Dodatkowe informacje oraz w polu Status klienta wybrać np. pełnomocnik, właściciel, pośrednik, itp.
Uwaga!!
- Zakładka Historia zawiera podstawowe informacje o historii kontaktu tzn.:
- kiedy oraz który agent wprowadził kontakt,
- kiedy oraz który agent ostatnio modyfikował dane kontaktu,
- kiedy oraz który agent przeniósł kontakt do archiwum.
- W trakcie edycji danych można zaznaczyć opcję Klient nieuczciwy. Opcja umożliwia specjalne odznaczenie aktualnie edytowanego kontaktu tzn. na liście wyszukanych kontaktów tło pozycji prezentująca dane kontaktu będzie koloru czerwonego. Znaczenie tej opcji może zostać indywidualnie określone przez agencję np. można w ten sposób odznaczać klientów o szczególnym wątpliwym zaufaniu spowodowanym dotychczasową historią współpracy z klientem.
Aby zachować wprowadzane zmiany danych kontaktu oraz zamknąć okno należy wybrać OK lub Anuluj aby anulować. W każdej chwili można zachować wprowadzone zmiany bez zamykania okna wybierając Zastosuj.
Uwaga!!
*Pokrewne tematy: Wyszukiwanie kontaktu, Wyświetlanie kontaktu, Modyfikacja istniejącego kontaktu, Agencje MLS Polska.
